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Retour d’expérience : nos collaborations avec des freelances en communication

Chez GAIA, depuis presque 3 ans maintenant, on expérimente la collaboration avec des équipes de freelance pour nos sujets de communication :

  • dans le cadre de notre chantier de refonte avec une équipe de freelance organisée comme une agence de communication, pilotée par Ka-Yan Tang
  • dans le cadre de notre communication quotidienne (réseaux sociaux, articles sur notre site internet, newsletter…) avec un collectif de freelances organisés sous la marque “Méthode Letri

De prime abord, ce mode de fonctionnement semble présenter beaucoup de défis : Comment communiquer de manière pertinente lorsque les personnes qui exercent cette mission ne sont pas dans la structure au quotidien ? Comment sécuriser cette fonction hautement stratégique lorsqu’elle est externalisée ? Comment organiser la circulation des informations à communiquer ? Comment s’assurer de la réactivité de la production des contenus si ce n’est pas géré en interne ?

Mais de notre côté, on y a vu de nombreux avantages :

  • une diversité de compétences métiers à notre disposition,
  • de la créativité toujours renouvelée,
  • un regard externe critique mais bienveillant sur ce qu’on communique,
  • une adaptation continue à nos besoins,
  • un gain de temps,
  • une flexibilité mais aussi de la sécurité,
  • une maîtrise de notre budget communication,
  • une meilleure structuration interne pour nous adapter à ce nouveau mode de collaboration

Pour qu’une collaboration de cette nature soit fructueuse, il nous semble qu’il y a quelques facteurs clés de succès qu’on vous partage :

  • faites un état précis de vos besoins, lancez un cahier des charges et réalisez une sélection exigeante de votre prestataire
  • ne raisonnez pas nécessairement au moins cher, la communication est un élément stratégique pour lequel il faut accepter de mettre des moyens. Et s’il vous fallait faire un choix budgétaire, privilégiez la qualité des contenus à la quantité des productions dans votre cahier des charges
  • faites appel à des professionnels déjà expérimentés, qui ont des références que vous pouvez vérifier
  • signez ensemble un contrat de prestation de services qui fixe le cadre, les modalités, les attendus, la durée d’engagement, les conditions de préavis de fin… de la collaboration. Attention toutefois aux engagements à trop long termes (assurez-vous qu’ils sont en accord avec vos objectifs et contraintes) et aux clauses du contrat qui ne garantiraient plus l’indépendance de votre prestataire vis à vis de votre structure
  • faites des points réguliers avec votre prestataire, pour réajuster ce qui doit l’être
  • structurez-vous en interne pour fluidifier les processus de travail
  • faites-lui confiance quant aux outils collaboratifs à adopter et aux processus à mettre en place. Même si cela change vos habitudes de travail, à termes vous serez gagnant·e

Chez GAIA, nous pensons que nous avons fait le bon choix en ayant recours à des équipe de freelance pour nos sujets de communication. Elle s’en trouve boostée, à l’image de ce que nous sommes et de ce que nous souhaitons communiquer, nous économisons un temps précieux, nous nous sommes structurés en interne pour être mieux à même de faire face aux enjeux de communication et nous avons accès à des compétences plurielles dont nous n’aurions probablement pas pu nous doter dans le cadre d’un autre mode de collaboration.

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